電郵Gossip被炒實錄

【iMoney智富雜誌—公司心戰室】幾年前老施在海外分公司工作，曾處理過一宗頗為不快的事件，在這裏舊事重提，作為個案和大家分享。事件發生在客戶服務部，是公司的核心作業部門之一，員工近40人，由一位經理和三位副手管理。話說有一位負責內部行政事務的資深同事A放大假，根據慣例，她的電郵戶口便交由另一位同事使用，以便處理工作。一天該代理的同事無意中發現了A和部門中幾位老友同事的一封來往電郵，內容雖是閒聊辦公室八卦，但有點名揶揄其他同事，並極盡挖苦和蔑視之能事。同事雖是無意中看到，但覺得非常反感和不滿，就向經理投訴。經理看過後，也認為非同小可，立刻找人事部主管，一同向老施報，要求進一步查明真相。 

  根據兩位經理的意見，A和另外三位老友同事，四人都是部門中較為資深的員工，平日行為有點囂張，對年資淺的同事不甚友善，甚至有時恃勢凌人，這是眾所周知的，但沒有想到他們居然在辦公時間內把電郵當作Chatroom閒話，取笑侮辱同事，甚至主管。服務部經理解釋說一早有察覺到這幾位老員工自成一黨，和其他同事相處不融洽，對管事的副經理們也是一副愛理不理的態度輕蔑，但苦無真憑實據，認為這次「斷正」，一定要嚴格查辦。人事部也同意，不過不宜太早打草驚蛇，應先找出更多證據，調查清楚，還要了解公司的法理立場，想好對策，方可採取行動。 

  不正當使用公司電郵 

  人事部與總公司聯繫，拿到批准，把涉案同事過往兩個月的電郵紀錄取出翻閱，發現他們這類來往電郵不是一次半次，而是習以為常幾乎每天都有，內容也不只是一般的挖苦揶揄，甚至是帶有侮辱性和歧視別人的字眼。人事部把蒐集得來的資料交給當地的律師過目，看看公司規章和有關勞工法例有沒有足夠理據去懲處，甚至解僱他們。 

  這不是尋常的案子，老施認為考慮的問題重點是：幾位同事走在一起吹水八卦，頑皮地拿別的同事揶揄開玩笑，不是很平常的事嗎？公司有足夠理由去採取行動嗎？律師的意見是，員工在入職時簽署了員工守則，其中包括正當使用公司的電郵系統，即是一般只應用作公事用途。其次是任何蔑視侮辱別人的言行，要是被第三者知道，受影響的對象便有權追訴。而這次是有人發現了，看到實在的文字紀錄並作出投訴，公司不能若無其事，一定要有所行動，否則便疏忽失責。 

  既然物證法理俱在，下一步便是該如何處置涉案的同事。律師的意見是從A及B的電郵內容來看，他們二人是始作俑者，那些含侮辱污蔑的字眼也是在他們發出的郵件中出現，有足夠理由可以解僱；而其他二人，只是收取郵件，被動地附和，嚴重程度只算是次一級。最後我們決定即時解僱A及B，另外向C及D發出最後警告。就這樣前後三周，把事情解決。 

  召開員工大會釋除疑慮 

  最後一步，就是如何向部門的所有同事交代，因為大家突然發現有兩位同事離職，又不辭而別，當然覺得奇怪，而知道事情始末的，只有寥寥數人；同時我們又要顧及留下來的C和D，不希望他們日後受到非常的目光對待。老施因此特別召開了員工大會，親自和同事們講話，把大概的情況說明，不提名字和具體細節，大意是公司有責任為同事保證辦公室是工作的地方，互相尊重，不容許有歧視或令人難以忍受的行為；這次有同事離職，是公司認為有此必要，希望大家往前看。後來有個別同事跑來私下向老施說，雖然不清楚發生何事，但看到兩位他們一直覺得討厭難頂的Bully（欺弱者）離職，都如釋重負云云。 

  老施不知道在香港有沒有外國對反歧視侮辱行為這樣嚴厲的法例，不過在很多跨國企業，即使在香港分公司，條例應同樣適用。對喜歡在辦公室開玩笑挖苦別人的朋友，應引以為戒，小心謹慎才好。 

  撰文：施伯樂 

  大企業部門主管，典型香港醒目仔，專為身邊人解決辦公室遇到的奇難雜症，歡迎讀者來電郵查詢難題。 
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