返工第一時間，誠惶誠恐打開電郵信箱，逐封逐封巨細無遺地細閱（目的︰慎防中伏「瀨嘢」）、小心翼翼地回應（慎防中伏「瀨嘢」）、存檔（慎防中伏「瀨嘢」）；之後巨細無遺地翻閱下一封（慎防中伏「瀨嘢」）、小心翼翼地回應（慎防中伏「瀨嘢」）、存檔（慎防中伏「瀨嘢」）……分不清楚到底做實事緊要，還是慎防中伏「瀨嘢」緊要。而偏偏，在慎防中伏「瀨嘢」的過程中，就「瀨晒嘢」了！
10種「瀨晒嘢」
1/ 強迫症式查收email︰以為唔check唔安樂，實情是愈check愈難安樂，而時間就這樣被吞噬。
2/ 洪荒回應︰世界上充斥著太多為回而回的電郵，毫無重點。最經典的可數「Please confirm」來，「We will get back to you soon」去，再搭句「All the best」。事實上，對收件者來說，最大的祝福是唔好再覆。
3/ 十問九唔應︰「洪荒回應」煩，而要回唔回亦夠討厭。電郵不覆、電話不是不接就是接不通……不是要每每打卡報到，但必須確認的細節，做不做到都請通知聲。
4/ 一輪嘴唔斷氣︰現代人的注意力每況愈下，據《Forbes》雜誌早前報道，我們已踏入史上注意力最短的時代，平均注意力從2000年的12秒鐘，縮短至2012年的8秒，故用字宜精簡。真的不得不長篇大論的話，就分段！
5/ 文盲打字︰偶爾一兩個Typo情有可原——留意，10封email才一封出現一兩個是情有可原，封封句句都有一兩個錯字就罪無可恕。輕則被笑到面黃，重則分分鐘得失老闆或大客。
6/ 無主旨、亂作主旨︰email主旨很重要，沒寫主旨都算，有人亂吹，例如內容明明是嚴肅公事，卻為求爭取「點擊率」，嘩眾取寵以「有著數」為主旨，唔好笑囉！
7/ 亂標籤「Urgent」︰你有嘢做，明白——因為人人都有嘢做。為甚麼非要將人家迫到絕地死角不可呢？為求自己方便，要人死趕爛趕，怎麼都說不過去。如果不是十萬火急，請別以「Urgent」干擾他人的工作節奏。而且，《狼來了》聽過嗎？
8/ 全部大楷︰DO YOU WANT TO READ THIS? COULD YOU PLEASE STOP SENDING MESSAGES ALL IN CAPITAL LETTERS?
9/ 煩死人「cc」、「Reply all」︰的確，cc和Bcc分分鐘可以「救人一命」，而且亦是「我有做嘢」的如山鐵證，但都不是濫用的藉口。尤其是針鋒相對、唇槍舌劍的輪迴通信，江湖事江湖了吧，別濫殺無辜。
10/ 喪加喪改︰「amended」、「revised」、「ver.1/ ver.2.2/ ver.3.3.3」……不如，不如睇清楚才按「send」啦，好嗎？大恩大德，唔該晒。
一句講晒︰與其求神拜佛望人地用email用得有品，不如試試改善自己的使用習慣——設定每天收發時間；每日1次起2次止；每次以30分鐘至60分鐘為宜；其餘時間則連來信提示功能都乾脆關掉。這樣，自能安安樂樂，人家點「玩」就是人家的事。（Sorry，客戶服務等工作範疇除外。）
作者 職場達人 | 好工。評
[轉貼] 10個令人抓狂的Email用法
沒有留言:
張貼留言